Hva er en kreditnota – og når brukes den?

Hva er en kreditnota?

En kreditnota er et salgsdokument som korrigerer eller kansellerer en utstedt faktura. Selgeren sender kreditnotaen til kjøperen for å registrere at hele eller deler av det fakturerte beløpet ikke lenger skal betales. Kreditnota er ikke det samme som en delvis betaling eller en rabatt — det er et selvstendig bilag med krav til innhold og sporing.

Dokumentet kalles «kredit» fordi det krediterer kundefordringen (debiterer salgsinntektskontoen) og gjenoppretter balansen som fakturaen la ut. I regnskapet behandles en kreditnota som et eget bilag knyttet til den opprinnelige fakturaen, slik at sporbarhet opprettholdes i tråd med Bokføringsloven § 6.

Kreditnotaen benyttes av den parten som opprinnelig utstedte fakturaen. Mottakeren, altså kjøperen, bruker kreditnotaen til å justere sin leverandørgjeld og eventuelt korrigere inngående MVA.

Når skal du bruke kreditnota?

Det er fem vanlige situasjoner der du skal utstede en kreditnota:

1. Feil beløp på fakturaen: Fakturaen ble utstedt med for høy pris, feil antall eller feil enhetspris. Utsted full kreditnota og ny korrekt faktura.
2. Feil mottaker: Fakturaen ble sendt til feil selskap eller person. Kreditnota kansellerer den originale fakturaen.
3. Returnerte varer: Kjøperen returnerer varer som er fakturert. Kreditnotaen reverserer salget, inkludert MVA.
4. Prisavslag eller etterfakturert rabatt: Dere er enige om et prisavslag etter at fakturaen er sendt. Utsted kreditnota for differansen.
5. Annullering av tjeneste: Tjenesten ble ikke levert og fakturaen skal kanselleres i sin helhet.

En kreditnota skal alltid utstedes så snart feilen oppdages eller avtalen om reversering er inngått. Sen korreksjon kan føre til problemer med MVA-rapportering i riktig periode.

Utsteder du et nytt salgsdokument til erstatning for et allerede utstedt salgsdokument, krever bokføringsforskriften § 5-2-7 at du samtidig utsteder en kreditnota som reverserer det opprinnelige dokumentet.

Dette må en kreditnota inneholde

Kreditnotaen er underlagt de samme innholdskravene som en faktura, jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 (delkapittel 5-1 om dokumentasjon av salg av varer og tjenester). En gyldig kreditnota skal inneholde:

• Dato for utstedelse
• Nummerering: et unikt nummer i en løpende nummerrekke
• Selgers navn og organisasjonsnummer (med MVA-nummeret hvis selger er registrert)
• Kjøpers navn og adresse
• Referanse til den opprinnelige fakturaen: fakturanummer og/eller fakturaens dato
• Beskrivelse av hva som krediteres: varer eller tjenester, antall, enhetspris
• Beløp ekskl. MVA, MVA-beløp per sats, og totalt kreditert beløp inkl. MVA
• Betalingsinformasjon dersom beløpet skal tilbakebetales

Mangler noen av disse opplysningene, kan dokumentet anses som ugyldig og MVA-fradraget kan avvises. Les mer om krav til bilagsdokumentasjon i artikkelen Hva er et bilag – og hva skal det inneholde?

Hvorfor du ikke kan slette eller endre en utstedt faktura

En faktura som er sendt til en kunde er et bokført dokument og kan ikke slettes eller redigeres i etterkant. Bokføringsloven krever at bokførte opplysninger er sporbare (§ 6), at retting av feil skjer etter egne rettingsregler i stedet for sletting (§ 9), og at regnskapsmaterialet oppbevares ordnet og sikres mot endring, tap og ødeleggelse i hele oppbevaringstiden (§ 13).

Å slette eller endre en faktura etter at den er sendt, vil bryte sporingsplikten som krever at alle bilag kan knyttes til posteringene de genererte. Det vil også skape avvik i kundens regnskap, som har mottatt og kanskje bokført den originale fakturaen. I tillegg gir det et ugyldig grunnlag for MVA-rapportering — skattemyndighetene forutsetter at alle krediterte beløp knyttes til det originale bilaget.

Den riktige fremgangsmåten er alltid å utstede en kreditnota som kansellerer feil faktura, og deretter eventuelt utstede ny korrekt faktura. Denne prosessen er revisjonsvennlig og oppfyller kravene i Bokføringsloven.

Slik føres kreditnotaen i regnskapet

I dobbel bokføring reverserer kreditnotaen posteringene fra den opprinnelige fakturaen. Si at en faktura opprinnelig var på 10 000 kroner eks. MVA (25 % MVA = 2 500 kr, totalt 12 500 kr). Kreditnotaen som kansellerer fakturaen føres slik:

1. Konto 3000 (Salgsinntekter) — debet 10 000 kr (inntekten reverseres)
2. Konto 2700 (Utgående MVA) — debet 2 500 kr (skyldig MVA reverseres)
3. Konto 1500 (Kundefordringer) — kredit 12 500 kr (fordringen utliknes)

Regnskapet er igjen i balanse, og det er ingen nettoinntekt registrert fra den opprinnelige fakturaen. Kreditnotaen og den opprinnelige fakturaen er koblet sammen i bilagssporingen.

Dersom det utstedes en ny korrekt faktura i stedet, føres denne som en ny transaksjon — den erstatter ikke den gamle fakturaen regnskapsmessig.

Kreditnota og korreksjon av MVA

Kreditnota er riktig verktøy når det underliggende salget reverseres eller endres etter at fakturaen er innrapportert i MVA-meldingen. Dersom den opprinnelige fakturaen er inkludert i en innsendt MVA-melding, og du i etterkant utsteder en kreditnota, skal kreditnotaens MVA-beløp tas med i MVA-meldingen for den perioden kreditnotaen er utstedt — ikke i den perioden den opprinnelige fakturaen tilhørte.

Merverdiavgiftsloven regulerer at MVA skal innrapporteres i den perioden den oppstår. En kreditnota fører til negativ utgående MVA, som reduserer netto betalbar MVA i den aktuelle perioden. For kjøperen gjelder tilsvarende: inngående MVA som er fradragsført basert på den opprinnelige fakturaen, må justeres ned tilsvarende.

Gjelder feilen selve innrapporteringen — for eksempel feil MVA-kode eller feil beløp ført i MVA-meldingen, uten at det underliggende salget er endret — korrigeres dette ikke med kreditnota, men ved å sende inn en ny, fullstendig MVA-melding for den aktuelle terminen.

Les mer om MVA-regler og -satser i artikkelen Merverdiavgift (MVA) i Norge: satser, plikter og unntak.

Accountflow og bilagshåndtering

Accountflow er et norsk avstemmingssystem med integrasjoner mot banker, ERP- og økonomisystemer som Tripletex, Visma, PowerOffice Go og Xledger. Plattformen gir regnskapsansvarlige strukturert oversikt over posteringer, slik at kreditnotaer enkelt kan kobles til de opprinnelige fakturaene og kontrolleres mot de relevante kontoene i regnskapet.

Oppsummering

En kreditnota er et lovpålagt salgsdokument som reverserer en utstedt faktura helt eller delvis. Den brukes ved feil beløp, feil mottaker, returnerte varer eller avtalt prisavslag. En utstedt faktura kan ikke slettes eller endres — kreditnota er riktig korrigeringsverktøy når det underliggende salget reverseres eller endres, i henhold til Bokføringsloven. Kreditnotaen reverserer posteringene fra originalfakturaen i dobbel bokføring og korrigerer utgående MVA i den perioden den er utstedt, ikke i perioden for den opprinnelige fakturaen. Gjelder feilen kun selve innrapporteringen, rettes den med en ny MVA-melding.